1、剖析对象。备忘录写给哪部分群体（目的读者）？他们有什么样的共同诉求，关怀什么事？要思考清晰你的备忘录主要在哪里。
2、题目段。题目段应写明备忘录写给何人，由谁所写，完全确实的写作时光以及主题（即反应备忘录所写内容）。题目段示例致：目的读者的姓名及工作头衔 来自：你的姓名及工作头衔日期：备忘录完成时的时光 主题： (或回复：) 备忘录是关于什么的(用不同的格局来突出)，务必应用目的读者的正式姓名；不要应用昵称。写题目段时必定要注意各部分之间空两行，并且对齐文本。
3、开头段。从三个部分论述确认备忘录的目标：问题描写；特殊请求；最后计划。梳理一下备忘录的写作原因，并清楚的展示给目的读者。如果你无法描写出通过采用何种手腕来解决这个问题（义务陈说），那么请重新思考一下你是否足够清晰目前的局面。仅参加必要并且令人佩服的内容，否则会下降文本的说服力。
4、总结段。该部分应供给前文所有主要建议的简短陈说。这将有助于读者迅速懂得备忘录的症结点。 还可以参加前文中研讨问题所应用的链接或引用起源。
5、展开讨论段。在这一段中，写入支撑你想法的所有细节以及有助于解决问题的建议。你还可以写上将来可能涌现的问题，然后就防止该问题涌现而应当采用何种办法的讨论进程。将最主要的信息放在讨论段的前面。从人们最广泛的认识开端，再接着诉说特定的事实或支撑该认识的论据。
6、结尾段。以友爱的态度停止备忘录并向读者表明你愿望他们采用何种办法。要思考下读者通过什么样的办法能力从备忘录所供给的信息中获益，以及如何将这种情形转化为优势。必定要思考清晰读者怎样从被建议的行为中获益，以及你怎样将这种行为尽可能的简化。你可能会说， “我会很愉快我们以后可以再讨论这些建议，并且尊敬你做的任何决议。 ”
7、结尾的时候号令采用行为。如果你愿望读者在将来的某个时光做什么事，写下来。检讨有没有拼写、语法和内容毛病。要特殊注意姓名、日期或数字，并肯定表达习惯和你所应用的语言相一致。
8、人性化。应用像“我”，“你”和“我们”这样的表述。并用自动的口气来勉励读者采用行为。记载下会话。按你说话的方法记载下来，不关键怕应用缩略词。不要表示出夸耀的感到。避免学术用词和技巧术语。
9、避免应用“让人透不过气”的表述：语言尽可能的平实、简练。例如：不要说，“我们公司鼓励机制的连续依附于公司员工对公司目的的完成水平。”而是说：“如果你想持续得到嘉奖，就要完成公司的义务。”
